Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Anwendungen


Wir bedanken uns für Ihr Interesse unsere Angebote zu nutzen. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, wenn Sie von uns eine Einladung zur Nutzung einer Microsoft Anwendung (wie z.B. Teams, Forms, Share Point. OneDrive) erhalten. Bei der Nutzung von Microsoft Anwendungen werden personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können oder die Sie über eine Kennung identifizierbar machen, beispielsweise über Ihre IP-Adresse oder Ihre Benutzerkennung.

Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, auf welcher rechtlichen Grundlage und zu welchem Zweck dies geschieht. Überdies informieren wir Sie darüber, welche Rechte Ihnen im Hinblick auf die Nutzung der personenbezogenen Daten zustehen. Sollten Sie Fragen bezüglich der Verwendung Ihrer persönlichen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte an uns als verantwortliche Stelle.

Wer wir sind (Verantwortlicher für den Datenschutz):

GC Großhandels Contor GmbH
Altenwall 6
28195 Bremen

vertreten durch den Geschäftsführer: Uwe Niederprüm, Thomas Werner, Dr. Ulrich Hüllmann
tel: 0421-2029 0
e-mail: info@gc-gruppe.de

Rechtliche Grundlage der Verarbeitung

Wir erheben, speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hiermit möchten wir mit Ihnen in direktem Austausch gehen und Ihnen die Kommunikation und Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern und Partnern über Microsoft Office Kanäle ermöglichen. So können wir z.B. Unterlagen gemeinsam bearbeiten sowie Online-Termine über Microsoft Teams wahrnehmen oder Ihre Anmeldedaten für die Teilnahme an einem Seminar erheben. Solange Sie uns erforderliche Informationen zur Vertragserfüllung über die Microsoft Anwendungen zur Verfügung stellt, verarbeiten wir die Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ihre Daten werden in diesen Fällen so lange bei uns gespeichert, wie es zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Soweit im Rahmen der Nutzung einer Microsoft Anwendung eine Einwilligung (z.B. Werbeeinwilligung bei der Anmeldung für Seminare) erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sofern die Nutzung einer Microsoft Anwendung im Rahmen des Beschäftigtenverhältnisses erfolgt, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist, geschieht diese auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG.

Verarbeitung von Daten im Rahmen von Microsoft Teams

Zur Durchführung von Online-Meetings oder Online-Beratungsgesprächen nutzen wir die Kommunikations-Plattform „Microsoft Teams“. Durch die Nutzung von Microsoft Teams werden technische Daten von Ihnen verarbeitet, wie z.B. die IP-Adresse des Endgerätes. Diese Daten dienen der Bereitstellung von Funktionalitäten der Plattform oder etwa der Fehlerbehebung. Microsoft Teams erhebt automatisiert Daten über Sie, wie z.B. Audio-, Video- und Chatinhalte. Audio- und Videoinhalte werden nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung über das Ende eines Termins hinaus gespeichert. Sie können selbst entscheiden, welche Funktionen von Teams Sie aktiv einsetzen. Die Inhalte (Audio-, Video- oder Textdaten), die innerhalb des Teams Meetings ausgetauscht werden, werden verschlüsselt übertragen, sodass nur die Teilnehmer auf diese Daten Zugriff erhalten.

Einsatz der Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktion in Microsoft Teams (Microsoft 365)

1. Nutzung der Transkriptionsfunktion in Microsoft Teams

Im Rahmen unserer betrieblichen Zusammenarbeit setzen wir die Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams (Bestandteil von Microsoft 365) ein. Dieses Feature wird von Microsoft bereitgestellt und ermöglicht (unter Nutzung der KI gestützten Funktionen) die automatische Transkription und ggf. Übersetzung gesprochener Wortbeiträge in Teams Besprechungen in Echtzeit.

Die Transkription ist eine durch Microsoft Teams bereitgestellte Funktion, die während eines Meetings alle gesprochenen Wortbeiträge der Teilnehmenden automatisch mittels Speech toText Technologie in Text umwandelt. Dadurch können Gesprächsinhalte nachvollziehbar dokumentiert, protokolliert und für berechtigte Zwecke ausgewertet werden. Am Ende einer Besprechung können Teilnehmer Protokolle herunterladen. Diese Protokolle enthalten das gesprochene Wort einschließlich eines Zeitstempels, sodass Gesprächsverläufe strukturiert nachvollzogen werden können. Die Transkription kann außerdem nach Sprechern, Wörtern oder Formulierungen durchsucht werden, um relevante Inhalte schneller auffinden zu können.

Funktionsweise der Transkription

Die Transkription basiert auf Technologien der automatischen Spracherkennung (ASR – Automatic Speech Recognition). Dabei kommen moderne Deep Learning Algorithmen zum Einsatz, welche Sprachmuster und semantische Zusammenhänge analysieren, um gesprochene Worte möglichst präzise in Text umzuwandeln. Die Audioverarbeitung erfolgt nur temporär und ausschließlich, um die Transkription herzustellen. Hierbei gilt:

Obwohl die Technologie eine hohe Genauigkeit aufweist, kann es zu fehlerhaften oder unvollständigen Transkriptionen kommen. Der Organisator der Besprechung ist verpflichtet, das Transkript zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

2. Nutzung der Aufzeichnungsfunktion in MS Teams

Im Rahmen unserer betrieblichen Zusammenarbeit kann in Einzelfällen die Aufzeichnungsfunktion von Microsoft Teams (Bestandteil von Microsoft 365) genutzt werden. Diese Funktion wird von Microsoft bereitgestellt und ermöglicht die Audio‑ und Videoaufzeichnung von Teams‑Besprechungen.

Die Aufzeichnung dient der nachvollziehbaren Dokumentation von Besprechungsinhalten, etwa zu Protokoll‑, Nachweis‑ oder Schulungszwecken. Eine Aufzeichnung umfasst dabei insbesondere:

Am Ende der Besprechung wird die Aufzeichnung gespeichert und kann – abhängig von den Berechtigungen – von berechtigten Personen abgerufen werden.

Teilnehmende werden vor und während der Aufzeichnung deutlich sichtbar und hörbar über die laufende Aufzeichnung informiert.

Funktionsweise der Aufzeichnung (Audio/Video)

Die Aufzeichnungsfunktion basiert auf einer technischen Erfassung von Audio‑ und Videosignalen während der laufenden Besprechung. Anders als bei der Transkriptionsfunktion erfolgt hierbei keine automatisierte Spracherkennung und keine inhaltliche Analyse der gesprochenen Beiträge.

Insbesondere gilt:

Die Verarbeitung beschränkt sich auf die technische Speicherung der aufgenommenen Audio‑ und Videodaten. Zugriff und Nutzung der Aufzeichnung sind ausschließlich berechtigten Personen vorbehalten und auf den jeweils festgelegten Zweck beschränkt.

Die bloße Aufzeichnung einer Besprechung beinhaltet keine automatische Transkription.

3. Zweck der Nutzung

Die Transkriptionsfunktion wird ausschließlich in Besprechungen genutzt, in denen ein nachvollziehbarer dokumentarischer Zweck besteht. Hierzu zählen insbesondere:

Zweck der Nutzung ist:

Die Transkriptionsfunktion dient ausdrücklich nicht der Leistungs‑ oder Verhaltenskontrolle. Transkripte werden nicht dafür genutzt:

Die Transkription wird nicht in Bewerbungsgesprächen, Mitarbeitergesprächen oder anderen persönlichen Gesprächen eingesetzt. Der Einsatz beschränkt sich auf betriebsbedingte, sachliche Besprechungen.

5. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz der Transkriptionsfunktion ist:

Vor Beginn einer Teams‑Besprechung, in der Transkription eingesetzt wird, erscheint ein Pop‑up‑Fenster, in dem die Teilnehmenden ausdrücklich einwilligen müssen, bevor Mikrofon und Kamera aktiviert werden. Die Einwilligung ist freiwillig

Beschäftigten entstehen keine arbeitsrechtlichen Nachteile, wenn sie nicht einwilligen.

Wenn Mitarbeitende die Transkription ablehnen, können sie weiterhin an der Besprechung teilnehmen, jedoch nur als stille Teilnehmende ohne Wortbeiträge, da eine Transkription ihrer gesprochenen Inhalte sonst unvermeidlich wäre. Auch daraus entstehen ihnen keine Nachteile.

Sie haben das Recht die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie bitte an den Organisator des Meetings.

6. Verarbeitete Datenkategorien

Folgende Daten werden im Rahmen der Nutzung verarbeitet:

Allgemeine Personendaten:

Weitere Daten:

7. Empfänger der Daten

Empfänger der Daten können sein:

8. Löschung der Daten

Aufzeichnungen und Transkriptionen aus Microsoft‑Teams‑Besprechungen werden grundsätzlich nach 365 Tagen automatisch gelöscht. Diese Frist stellt die maximale Standardspeicherzeit innerhalb unseres Microsoft‑365‑Tenants dar und dient dazu, die Datenverarbeitung auf das notwendige Maß zu beschränken. Eine Speicherung über diesen Zeitraum hinaus erfolgt nur dann, wenn hierfür eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein sonstiger rechtlich zwingender Zweck besteht. In einem solchen Fall liegt es in der Verantwortung des jeweiligen Organisators der Besprechung, zu prüfen, ob der Inhalt einer Aufzeichnung oder Transkription Bestandteil solcher aufbewahrungspflichtiger Unterlagen sein kann, und ggf. eine gesonderte, zweckgebundene Speicherung sicherzustellen. Nach Wegfall des Zwecks oder nach Ablauf der einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ist die Datei unverzüglich zu löschen.

Eine verlängerte Speicherung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn Besprechungsinhalte unter gesetzliche Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten fallen. Diese können sich je nach Art des Geschäftsfalls und je nach Sachzusammenhang aus unterschiedlichen Rechtsvorschriften ergeben. Beispiele hierfür sind insbesondere die handels‑ und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) sowie §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO). Diese verpflichten Unternehmen dazu, bestimmte geschäftsrelevante Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren. Hierunter können etwa Inhalte aus Besprechungen fallen, in denen buchhalterisch oder steuerlich relevante Entscheidungen dokumentiert werden, beispielsweise Abstimmungen zu Verträgen, zu abrechenbaren Projektleistungen, zu Rechnungsinhalten oder zu Buchungsvorgängen. Ebenso können Gesprächsinhalte aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie Teil von Entscheidungsprozessen sind, die später als Geschäftsunterlagen oder Nachweise dienen.

Verarbeitung von Daten durch die Nutzung von Microsoft OneDrive

OneDrive ist ein Cloud-Speicher von Microsoft. Unsere Mitarbeiter können erstellte Dokumente in der Cloud speichern und mit externen Geschäftspartnern teilen und bearbeiten. Sollte ein Mitarbeiter unserer Unternehmensgruppe Ihnen die Berechtigung erteilen, auf unsere Datensätze zuzugreifen, verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten von Ihnen. Folgende Daten können, müssen aber nicht in jedem Fall erhoben werden: Sämtliche Daten und Informationen über Sie, die in den verarbeiteten Dateien hinterleget sind und in der Cloud gespeichert werden.

Verarbeitung von Daten durch die Nutzung von Azure

Azure ist eine Cloudplattform zur Entwicklung, Ausführung und Verwaltung von Microsoft Produkten. Sie stellt die Grundlage für das Microsoft Cloud Computing dar. Dabei stellt MS Azure die Dienste bereit, welche für das Arbeiten mit Office 365 benötigt werden. Über Azure werden Rechte gesteuert, Applikationen freigegeben und Zugriffe verwaltet. Sollten Sie in unseren internen Teamräumen oder Share-Point-Seiten mitwirken, werden wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Folgende Daten können, müssen aber nicht in jedem Fall verarbeitet werden: Sämtliche Daten, welche im lokalen Active Directory gespeichert werden, wie z.B. Name, Vorname, Personalnummer, Telefonnummer, Adresse, Firmenzugehörigkeit, Mailadresse, Abteilung, Informationen über das Bestehen von Rechten auf bestimmte Datenverzeichnisse und Applikationen.

Verarbeitung von Daten durch die Nutzung von Microsoft Forms

Mit Hilfe von Microsoft Forms können z.B. Formulare ausgefüllt oder Umfragen durchgeführt werden. Durch die Nutzung von Microsoft Forms werden technische Daten über Sie verarbeitet, wie z.B. die IP-Adresse des Endgerätes sowie Datum und Uhrzeit der Anmeldung/Umfrage. Im Rahmen der Anmeldung zu Seminaren oder der Durchführung von Umfragen über Forms verarbeiten wir darüber hinaus die dort abgefragten Informationen, wie z.B.: Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer.

Wo sind Ihre Daten gespeichert?

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die in dieser Datenschutzerklärung genannten Microsoft Produkte erfolgt ausschließlich auf Servern mit Standort innerhalb der EU. Microsoft behält sich das Recht vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies schließt allerdings die Nutzung für Werbezwecke oder ähnliche kommerzielle Zwecke aus. Wir können nicht gänzlich ausschließen, dass Microsoft Ihre Daten in ein unsicheres Drittland übermittelt. Daher haben wir mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung sowie die europäischen Standarddatenschutzklauseln geschlossen.

Wie Microsoft Daten in der Cloud schützt, können Sie unter folgenden Link lesen:
https://support.microsoft.com/de-de/office/so-sch%C3%BCtzt-onedrive-ihre-daten-in-der-cloud-23c6ea94-3608-48d7-8bf0-80e142edd1e1

Allgemeine Informationen über die Datenverarbeitung durch Microsoft sehen Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Speicherdauer

Ihre Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für die Anwendung benötigt werden, und spätestens 90 Tage nach Beendigung unseres Abonnements für Microsoft-Cloud-Dienste gelöscht. Inhalte im Team (wie etwa Chat-Nachrichten oder geteilte Dateien) bleiben bestehen, bis alle Beteiligten diese explizit löschen oder solange das Konto des anderen Nutzers aktiv ist. Microsoft bewahrt Kundendaten, die in den Onlinediensts gespeichert bleiben, 90 Tage lang nach Ablauf oder Beendigung des Abonnements des Kunden in einem eingeschränkten Funktionskonto auf. Nach Ablauf dieser Frist wird Microsoft das Konto des Kunden sperren und die Kundendaten und personenbezogene Daten innerhalb von weiteren 90 Tagen löschen, es sei denn, Microsoft ist nach geltendem Recht zur Aufbewahrung dieser Daten berechtigt oder gefordert oder durch vertragliche Vereinbarungen autorisiert. In allen anderen Fällen löschen wir Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. sind wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Dokumente wie z. B. Geschäftsbriefe, Verträge und Rechnungen für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten).

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei einer zuständigen Datenschutzbehörde beschweren. Bei Zweifeln können Sie sich an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Bundeslandes Bremen, Arndtstraße 1 27570 Bremerhaven, tel: +49 421 3612010 oder +49 471 5962010, E-Mail: office@datenschutz.bremen.de wenden, die für uns zuständig ist.

Bei Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter:
E-Mail: datenschutzschutz@gc-gruppe.de